Informationsprozesse optimieren in der Technischen Dokumentation: Geschrieben isses schnell

Herr­schafts­wis­sen hat aus­ge­dient: in unse­rer ver­netz­ten Gesell­schaft steht Wis­sen in Form von Infor­ma­ti­ons­häpp­chen stän­dig und im Über­fluss auch fast über­all zur Ver­fü­gung. Es gibt nicht mehr den einen Mit­ar­bei­ter und Kol­le­gen, der sich vor allem dadurch unent­behr­lich macht, dass er allein über Infor­ma­tio­nen ver­fügt, die wesent­lich zum Erfolg eines Pro­dukts oder Pro­zes­ses bei­tra­gen. Im Gegen­teil: Gera­de um die­se Abhän­gig­keit zu ver­mei­den, set­zen Unter­neh­men und Orga­ni­sa­tio­nen all­ge­mein alles dar­an, die­ses Wis­sen von Per­so­nen zu ent­kop­peln.

Infor­ma­tio­nen wer­den in die „Wol­ke“ ver­scho­ben, Pro­zes­se stan­dar­di­siert und damit den Betei­lig­ten ent­zo­gen, Kom­mu­ni­ka­ti­ons­we­ge ver­kürzt und Hier­ar­chien ver­flacht – alles im Namen der Effi­zi­enz. Denn Men­schen machen Feh­ler, die Betei­lig­ten in einem (meist zeit­kri­ti­schen) Pro­zess kön­nen aus­fal­len (durch Krank­heit, Ver­set­zung), der Erfolg des Pro­jekts und des damit ver­bun­de­nen Pro­zes­ses darf aber dadurch nicht gefähr­det wer­den. Hat man frü­her die­se Ein­sicht vor allem mit per­so­nel­ler Red­un­danz auf­ge­fan­gen (böse Zun­gen spre­chen da von „büro­kra­ti­schem Bal­last“), sit­zen in moder­nen Orga­ni­sa­tio­nen nur noch ganz weni­ge Ein­wech­sel­spie­ler auf der Ersatz­bank.

Das Team

Trotz per­so­nel­ler „Ver­schlan­kung“, da man ja die vor­han­de­nen Mit­ar­bei­ter nicht dau­ernd in untä­ti­ger Bereit­schaft hal­ten möch­te, blei­ben aber die Her­aus­for­de­run­gen bestehen, denn die Pro­zes­se wer­den ja nicht weni­ger kom­plex. Also ver­legt man sich auf die Stan­dar­di­sie­rung und Modu­la­ri­sie­rung – sowohl in per­so­nel­ler wie auch in orga­ni­sa­to­ri­scher Hin­sicht. Die Grup­pe, oder neu­deutsch „das Team“, bear­bei­tet in einer Art mini­ma­lis­ti­scher Schwarm­in­tel­li­genz das Pro­jekt (im Pro­jekt­ma­nage­ment pappt ger­ne der Begriff „agil“ dar­auf, wobei das meist nur ein Euphe­mis­mus für Cha­os­ver­wal­tung ist) und ver­sucht so, dem Pro­jekt mit wech­seln­den Rol­len Herr zu wer­den. Jeder in der Grup­pe kann etwas etwas ande­res oder zumin­dest bes­ser als der Kol­le­ge, jeder in der Grup­pe über­nimmt eine Auf­ga­be für eine bestimm­te Zeit. Danach geht das Ergeb­nis wie­der in die Grup­pe ein und die Kar­ten wer­den neu gemischt.

Das Bei­spiel

Das kann bei­spiels­wei­se so aus­se­hen, dass – neh­men wir ein­mal die Tech­ni­sche Doku­men­ta­ti­on – auf die Grup­pe (hier viel­leicht eine Abtei­lung) die Anfor­de­rung zukommt, eine Doku­men­ta­ti­on für ein neu­es Pro­dukt zu erstel­len. Statt nun wie bis­her einen Kol­le­gen los­zu­schi­cken, der gera­de die meis­ten frei­en Kapa­zi­tä­ten hat, setzt man sich in der Grup­pe zusam­men und zer­glie­dert das Pro­jekt in ein­zel­ne Häpp­chen (Pake­te): Ter­min­pla­nung, Recher­che, Über­set­zungs­ma­nage­ment, Pro­jekt­pla­nung, etc. Abhän­gig davon, wel­che Auf­ga­be gera­de die höchs­te Prio­ri­tät hat wird ein Kol­le­ge (oder zwei) los­ge­schickt und bear­bei­ten das Paket. Nach einer vor­her fest­ge­leg­ten Zeit trifft sich die Grup­pe erneut, die Ergeb­nis­se wer­den prä­sen­tiert, die nächs­ten Schrit­te bespro­chen und die Pla­nung gege­be­nen­falls ange­passt. Auf die­se Wei­se ent­steht eine Art Wel­len­be­we­gung: Auf­ga­ben wer­den an Team­mit­glie­der dele­giert und kom­men von die­sen wie­der in die Grup­pe zurück. (His­to­ri­scher Rück­blick: frü­her hät­te der Chef dem Mit­ar­bei­ter mehr oder weni­ger detail­liert gesagt, was er zu tun hat und ihn dann „drau­ßen“ in der frei­en Infor­ma­ti­ons­wild­bahn cam­pie­ren las­sen. Wenn er erfolg­reich über­lebt hat, bekam er eine Aner­ken­nung, wenn nicht, den berüch­tig­ten „Fön“ … – das ist aber heut­zu­ta­ge glück­li­cher­wei­se nicht mehr so.)

„Ja, das machen wir doch so!“, wer­den jetzt die Kol­le­gen aus­ru­fen. Wir haben einen Ter­min, an dem wir uns tref­fen und alles bespre­chen. Sicher, lie­be Kol­le­gen, teil­wei­se wird das ja in vie­len Orga­ni­sa­tio­nen umge­setzt. Nur: wir haben etwas ver­ges­sen.

Das Pro­jekt

Sehen wir uns mal das Pro­jekt von außen an: selbst wenn sich die Gren­zen leicht ver­schie­ben dürf­ten, besteht in der Tech­ni­schen Doku­men­ta­ti­on der Auf­wand für den Doku­men­ta­ti­ons­pro­zess nach mei­ner Erfah­rung aus drei Tei­len: Pla­nung (und Ver­wal­tung), Durch­füh­rung und – Kom­mu­ni­ka­ti­on. Auf die Durch­füh­rung (das Erstel­len der Doku­men­ta­ti­on bei­spiels­wei­se) ent­fal­len dabei „nur“ etwa 40%, wei­te­re 40% auf die Pla­nung (dazu zäh­le ich auch die Struk­tu­rie­rung und Recher­che) und 20% auf die Kom­mu­ni­ka­ti­on. Und mit Kom­mu­ni­ka­ti­on ist nicht der Plausch in der Kaf­fee­kü­che oder am Tele­fon gemeint, son­der der ste­te und defi­nier­te Infor­ma­ti­ons­aus­tausch mit allen Mit­glie­dern des Teams.

Die Kom­mu­ni­ka­ti­on

Bewährt haben sich dabei natür­lich Wikis, aber sie lei­den meist unter dem Pro­blem, dass die sonst so schreib­freu­di­gen Redak­teu­re plötz­lich von einer völ­li­gen Schreib­läh­mung befal­len wer­den und das The­ma dann von allei­ne ein­schläft. Nur: die Infor­ma­ti­on ist dann auch fort. Vor der Ein­rich­tung einer gemein­sa­men Infor­ma­ti­ons­platt­form steht daher die Über­ein­kunft, wel­che Infor­ma­tio­nen sich an die Grup­pe rich­ten und wel­che Infor­ma­tio­nen nur für den am direk­ten Auf­ga­ben­pa­ket arbei­ten­den Kol­le­gen gedacht sind. Es geht also um eine Vor­sor­tie­rung der Infor­ma­ti­on, die in die Grup­pe zurück­fließt, nicht um ihre Vor­ent­hal­tung („inter­es­siert eh’ kein Schwein“). Dar­über muss sich die Grup­pe zu Beginn des Pro­jekts einig wer­den.

Aber es muss kein Wiki sein, es genügt schon ein spe­zi­el­ler E‑Mail-Ver­tei­ler und das Grup­pen­tref­fen (das natür­lich pro­to­kol­liert wer­den muss), auf dem man dann nicht belie­bi­ge Schwätz­chen führt, son­dern Ergeb­nis­se und Zwi­schen­stän­de prä­sen­tiert, um den ande­ren Teil­neh­mern und dem Team die Mög­lich­keit zu geben, dar­auf ziel­ge­rich­tet zu reagie­ren. Auch wenn die­ser Infor­ma­ti­ons-Feed­back zunächst läs­tig und auf­wän­dig erschei­nen mag (und man­che Kol­le­gen sich zumin­dest zeit­wei­lig über­flüs­sig vor­kom­men): Die Durch­lauf­zeit für das Pro­jekt ver­rin­gert sich dra­ma­tisch mit jedem Pro­zess, der dar­auf auf­baut. Geschrie­ben ist nach­her näm­lich immer recht schnell …