Dass es berufstätige Menschen gibt, die ohne Aufgabenverwaltung auskommen, ist nicht ungewöhnlich. Bei Selbstständigen kann eine fehlende Aufgabenverwaltung jedoch zu erheblichem Stress führen und sogar existenzbedrohend sein. Nun ist ein Aufgabenverwaltung keine Software, die man installiert und dann regelt sich alles von alleine – Aufgabenverwaltung (der Begriff „Taskmanagement“ ist vielleicht zutreffender) greift in Prozesse und Projekte ein, an denen auch Kollegen und Auftraggeber beteiligt sind. Aufgaben sind daher auch oft „gemeinschaftliche“ Aufgaben, vor allem, wenn die Kollegen auf die Erledigung der Aufgabe angewiesen sind. Was liegt also näher, als eben solche „social tasks“ auf einer gemeinsamen Plattform zu organisieren? Das geht jetzt mit Igloo.
Igloo was?
Igloo ist eine Kollaborationsplattform im Internet (klingt hochtrabend, es ist eigentlich eine Art Intranet für moderne Teamarbeit, für die keine eigene IT-Installation erforderlich ist) und wurde schon hier vorgestellt (siehe Igloo: Die Wagenburg im Internet).
Kurz zusammengefasst: Auf Igloo können Gruppen zusammenarbeiten, kommunizieren, Termine ansetzen und Teilnehmer einladen, Erfahrungen und Daten austauschen, selbst wenn die Teilnehmer über die Welt verstreut arbeiten. Der Zugriff ist per Browser oder Smartphone jederzeit gegeben. Bei Änderungen werden die Betroffenen automatisch informiert, können antworten, an andere Teilnehmer im Igloo Nachrichten schicken und sind damit jederzeit in die Kommunikation ihres Teams eingebunden: „Habe ich nicht bekommen.“ gibt’s nicht mehr…
Darüber hinaus können in Igloo Teambereiche eingerichtet werden, auf die nur die Mitglieder dieses Teambereichs Zugriff haben. So wird die Kommunikation auf die Teilnehmer beschränkt, die auch tatsächlich betroffen sind.
Das ist nicht nur bequem, es bedeutet auch in einer Welt des vernetzten Arbeitens, dass kein Teilnehmer außen vor gelassen wird – oder mit Informationen zugeschüttet wird, die ihn nicht betreffen. Gerade Letzteres ist ja mittlerweile ein viel größeres Problem: Aus Angst, dass nicht jeder Interessierte rechtzeitig informiert wird, werden täglich Nachrichten an alle Teilnehmer verschickt, selbst wenn diese nicht betroffen sind. In dieser Informationsflut gehen die wirklich relevanten Informationen natürlich oft unter.
Aufgaben sind nicht Projekte
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Zu GTD, „Getting Things Done“ gibt es hier eine ausführlichere Buchbeschreibung: Getting Things Done – Und nun verabschieden wir uns von den Nichtschwimmern …. Verkürzt umrissen befasst sich GTD mit einer sehr effizienten Arbeits- und Selbstorganisation für den beruflichen Alltag. Daher beschreibt auch der deutsche Name des Buchs „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ den Inhalt recht klar. Projekte dagegen müssen mehr Kriterien genügen und sind mitnichten so linear zu erledigen wie Aufgaben. Eine allgemein verständliche Einleitung dazu findet man in den Buch „Projektmanagement für Dummies“. Der größte Unterschied zu Aufgaben sind die Meilensteine und die Ressourcen, die bei Aufgaben nicht relevant sind. |
Nun darf man nicht dem Irrtum erliegen, dass mit der Einrichtung eines Teambereichs (und mit der Teambildung, die ja dahinter stehen muss) und einer gemeinsamen Aufgabe schon das Projektmanagement erledigt sei. Aufgaben sind nicht Projekte. Aufgaben sind – eng an die Idee des GTD (siehe rechts) angelehnt – eigentlich Tätigkeiten innerhalb eines komplexeren Projekts.
Aufgaben dagegen haben eine eigene Struktur: sie beschreiben möglichst knapp eine Tätigkeit anhand des Objektes und eines Verbs („Protokoll vorbereiten“) und einer Person, die diese Tätigkeit ausführen soll. Fehlen Objekt oder Verb, ist die Aufgabe mitunter interpretationsbedürftig und damit fehlerträchtig: „Protokoll“ alleine macht keinen Sinn, weil sich nicht erkennen lässt, was damit gemacht werden soll.
Ohne eine Person, die diese Tätigkeit übernimmt, das wissen wir schon aus der Schule, wird die Aufgabe nicht erledigt. Es fühlt sich niemand zuständig.
Darüber hinaus verfügen Aufgaben – vor allem innerhalb eines größeren Projekts – natürlich noch über einen Termin, an dem sie beendet werden sollen, damit die Zeitplanung des Projekts nicht in Wanken gerät und nachfolgende Tätigkeiten deshalb verschoben werden müssen. (Im Grunde ist die Tatsache, dass Aufgabe und Projekt mit jeweils einem Zieltermin versehen sind, auch der Grund für ihre Verwechslung.)
Ist eine Aufgabe dann erledigt, wird sie abgehakt, bleibt aber erhalten. Damit ist die Nachvollziehbarkeit innerhalb eines größeren Aufgabenpakets oder eben eines Projekts gewährleistet. Erledigte Aufgaben dürfen erst dann „entsorgt“ werden, wenn das gesamte Projekt abgeschlossen ist. Frühestens. Besser noch ist die Archivierung, um für zukünftige Projekte daraus lernen zu können.
„Social tasks“
Auf die oben beschriebene Art und Weise funktionieren alle Werkzeuge wie OmniFocus (siehe auch hier: OmniFocus 2), die sich die Aufgabenverwaltung auf die Fahnen geschrieben haben. Allerdings leiden vor allem die kostenlosen Werkzeuge darunter, dass sie eine Aufgabenverwaltung für den Benutzer sind – und nur für diesen. Als Einzelkämpfer mag das genügen. Im Team funktioniert das nicht mehr reibungsfrei: Wie erfährt Kollege A, dass Kollege B seine Aufgabe erledigt hat, und A jetzt mit dem Ergebnis weiterarbeiten kann? Nachfragen? Und wie bekommt es einen Tag später Kollege C mit, der kurzfristig einspringen konnte?
Mit Igloo kein Thema: Kollege C meldet sich an und erfährt aus der Aufgabenliste, welche Aufgaben für ihn anstehen und ob Kollege B den Status der Aufgabe auf „erledigt“ gesetzt hat. Über Letzteres wird er auch per E-Mail automatisch informiert, muss sich also noch nicht einmal anmelden.
Da sich im Laufe eines Projekts natürlich die Aufgaben häufen, unterscheidet Igloo zwischen Aufgaben, die ein beliebiges Team-Mitglied zu erledigen hat, und den Aufgaben, die nur für das angemeldete Mitglied gelten.
Und um die Schraube noch eine Umdrehung weiter zu drehen, können alle Teammitglieder die anstehenden Aufgaben kommentieren und mit „Unteraufgaben“ (Subtasks) versehen, die aus einer Aufgabe dann ein ganzes Aufgabenpaket machen. Letzteres gilt allerdings nur für Aufgaben, die vom Mitglied selbst angelegt wurden.
Fazit
Die Erweiterung des Igloo mit „Social Tasks“ (von Igloo intern Projekt „Unicorn“ genannt), ist eine höchst willkommene Ergänzung zum Funktionsumfang der Plattform, die – das kann nicht oft genug betont werden – für Teams bis 10 Personen kostenlos ist. Sie ist für manche Nutzer ein sehr guter Einstieg in das Aufgabenmanagement, vor allem, wenn diese bisher damit noch nie zu tun hatten. Denn im Grunde erfüllt das Taskmanagement nur seinen Zweck, wenn es alle im Team nutzen. Dann aber erhöht es die Produktivität ungemein.
Nur für nicht erledigte Aufgaben muss man sich jetzt eine wirklich gute Begründung einfallen lassen…