„Cloud? Viiel zu gefährlich. Da kann ja jeder Geheimdienst mitlesen!” Wer so denkt, sollte jetzt ganz schnell den Computer abschalten und die Trommeln herausholen. Alle anderen dürfen gerne dranbleiben.
Vor einiger Zeit hatte ich bereits ein paar Artikel über die verschiedenen Cloud-Dienste veröffentlicht (siehe hier und hier). Ein Beitrag handelte auch von der Dropbox als universaler Datenspeicher und Plattform zum Datenaustausch. Als Server in der Cloud sozusagen, bei der benötigte Dokumente immer zur Verfügung stehen.
Allerdings hat sich da in den letzten Jahren doch einiges getan, vor allem bei der Integration der Cloud-Dienste in den täglichen Arbeitsalltag. Die Cloud ist nicht mehr ein nettes Zusatzfeature, mit dem man Kollegen beeindrucken oder die IT-Abteilungen in tiefe Ratlosigkeit stürzen kann, die Cloud ist mittlerweile überall. Und zwar eben nicht nur als Datenspeicher, sondern als Programm an sich, als universell verfügbares Werkzeug.
Die Cloud ist der Computer
Die Trennung war bis vor wenigen Jahren für die meisten Anwender ganz klar: Hinter dem eigenen Computer begann die gefährliche Welt des Internets. Bewahrt wurde man in einem Unternehmen nur durch die Fürsorge und Allmacht der IT-Spezialisten, die auf jedem Computer nur die Programme installiert haben, die der Benutzer auch wirklich bedienen durfte, die sich um die Datensicherung und Datensicherheit kümmerten, um versehentlich gelöschte Dokumente oder die Antragsformulare für ein Update der Scannersoftware.1
Das ist vorbei.
Wer nicht in einem Turm aus Vorschriften zur Datensicherheit lebt, kommt um die Cloud gar nicht mehr herum. Immer mehr Programme haben eine Schnittstelle in die Cloud, bieten Features an wie gemeinsam nutzbare Grafikbibliotheken (Adobe), automatischen Bilderupload direkt von der Kamera und Terminplanung im Browser (doodle).
Aber die Dropbox ist immer noch die Dropbox? – Nicht ganz. Das Unternehmen aus San Francisco hat mit Microsoft aus Seattle ein sehr interessantes Abkommen getroffen, das es eigentlich zur direkten Konkurrenz des gleichen Unternehmens aus Seattle macht.2
Officen mit Dropbox
Wer einen regulären Microsoft-365-Account hat, kann die (sehr gute) Web-Applikationen des Office-Pakets nutzen, um damit direkt alle Dokumenttypen des Office-Pakets in der Dropbox zu bearbeiten.
Äh, was?
Das gab es schon: Google mit Text&Tabellen hatte es vorgemacht, wie man den Browser benutzt, um damit Dokumente zu bearbeiten, statt sich eine teure Software auf den Rechner zu laden und diese auch zu pflegen. Allerdings funktioniert es mit der Dropbox etwas anders, vor allem einfacher.
Man benötigt zwei Dinge:
- Den Microsoft-365-Account, den man kauft, um ein Office-Paket auf dem Rechner seiner Wahl zu installieren (und auf fünf anderen Rechnern auch gleich). Dieser Account berechtigt zur Nutzung der entsprechenden Office-Applikationen in der Microsoft-Cloud.
- Einen kostenlosen Dropbox-Account, mit dem man Zugriff auf 2 – 10 GB Datenspeicher erhält.3
Wenn man beides hat, geht man auf die Dropbox-Seite und verlinkt sich von dort mit dem Office-Account. Für beide Accounts empfehlen sich gute Passwörter (unterschiedlich), und bei beiden Accounts ist eine zweistufige Authentifizierung notwendig. Soviel Sicherheit muss sein.
Und dann geht es los: Office-Dokument erstellen, in einen Ordner auf der Dropbox kopieren oder verschieben und den Browser starten.
Das Dokument anklicken und auf „Öffnen” klicken. Jetzt startet die Web-Applikation von Microsoft und man kann das Dokument bearbeiten (sofern man dazu berechtigt ist). Gespeichert wird es automatisch wieder in der Dropbox.
Und es hat die eigene Festplatte nicht berührt.
Das mag für den Einzelanwender als nicht besonders hilfreich erscheinen, schließlich ist man ja Herr über seine Dokumente, aber wenn man bedenkt, das an diesem Dokument mehrere Personen arbeiten können (sofern man sie in der Dropbox dazu einlädt) und die Dropbox auch automatisch die Versionierung vornimmt, also der alte Zustand auch später noch wieder hergestellt werden kann, wird der Sinn dieser Funktion schon deutlicher. Denn für die Kollaboration, das Backup und die Versionierung müsste man auf die klassische Art ganz andere Kopfstände vollführen. Dann nämlich, wenn hinter dem eigenen Computer das Neuland beginnt…
Verwenden Sie noch einen Scanner? Ich nicht. Das erledigt mein Smartphone mit einer App und der eingebauten Kamera. Genauso gut und wesentlich schneller und billiger. ↩
Microsoft bietet mit seiner OneCloud eine ähnliche Lösung an, die allerdings längst nicht so vielseitig ist. ↩
Die Menge ist abhängig davon, ob man bestimmte Features zusätzlich akzeptiert oder Freunde einlädt. Einen kostenpflichtiger Account mit einem Terabyte und mehr gibt es auch. ↩