Die Dropbox-Office: Let’s work together 2.0

„Cloud? Viiel zu gefähr­lich. Da kann ja jeder Geheim­dienst mit­le­sen!” Wer so denkt, soll­te jetzt ganz schnell den Com­pu­ter abschal­ten und die Trom­meln her­aus­ho­len. Alle ande­ren dür­fen ger­ne dran­blei­ben.

Vor eini­ger Zeit hat­te ich bereits ein paar Arti­kel über die ver­schie­de­nen Cloud-Diens­te ver­öf­fent­licht (sie­he hier und hier). Ein Bei­trag han­del­te auch von der Drop­box als uni­ver­sa­ler Daten­spei­cher und Platt­form zum Daten­aus­tausch. Als Ser­ver in der Cloud sozu­sa­gen, bei der benö­tig­te Doku­men­te immer zur Ver­fü­gung ste­hen.

Aller­dings hat sich da in den letz­ten Jah­ren doch eini­ges getan, vor allem bei der Inte­gra­ti­on der Cloud-Diens­te in den täg­li­chen Arbeits­all­tag. Die Cloud ist nicht mehr ein net­tes Zusatz­fea­ture, mit dem man Kol­le­gen beein­dru­cken oder die IT-Abtei­lun­gen in tie­fe Rat­lo­sig­keit stür­zen kann, die Cloud ist mitt­ler­wei­le über­all. Und zwar eben nicht nur als Daten­spei­cher, son­dern als Pro­gramm an sich, als uni­ver­sell ver­füg­ba­res Werk­zeug.

Die Cloud ist der Com­pu­ter

Die Tren­nung war bis vor weni­gen Jah­ren für die meis­ten Anwen­der ganz klar: Hin­ter dem eige­nen Com­pu­ter begann die gefähr­li­che Welt des Inter­nets. Bewahrt wur­de man in einem Unter­neh­men nur durch die Für­sor­ge und All­macht der IT-Spe­zia­lis­ten, die auf jedem Com­pu­ter nur die Pro­gram­me instal­liert haben, die der Benut­zer auch wirk­lich bedie­nen durf­te, die sich um die Daten­si­che­rung und Daten­si­cher­heit küm­mer­ten, um ver­se­hent­lich gelösch­te Doku­men­te oder die Antrags­for­mu­la­re für ein Update der Scan­ner­soft­ware.¹

Das ist vor­bei.

Wer nicht in einem Turm aus Vor­schrif­ten zur Daten­si­cher­heit lebt, kommt um die Cloud gar nicht mehr her­um. Immer mehr Pro­gram­me haben eine Schnitt­stel­le in die Cloud, bie­ten Fea­tures an wie gemein­sam nutz­ba­re Gra­fik­bi­blio­the­ken (Ado­be), auto­ma­ti­schen Bil­de­ru­pload direkt von der Kame­ra und Ter­min­pla­nung im Brow­ser (dood­le).

Aber die Drop­box ist immer noch die Drop­box? – Nicht ganz. Das Unter­neh­men aus San Fran­cis­co hat mit Micro­soft aus Seat­tle ein sehr inter­es­san­tes Abkom­men getrof­fen, das es eigent­lich zur direk­ten Kon­kur­renz des glei­chen Unter­neh­mens aus Seat­tle macht.²

Officen mit Drop­box

Wer einen regu­lä­ren Micro­soft-365-Account hat, kann die (sehr gute) Web-Appli­ka­tio­nen des Office-Pakets nut­zen, um damit direkt alle Doku­ment­ty­pen des Office-Pakets in der Drop­box zu bear­bei­ten.

Äh, was?

Das gab es schon: Goog­le mit Text&Tabellen hat­te es vor­ge­macht, wie man den Brow­ser benutzt, um damit Doku­men­te zu bear­bei­ten, statt sich eine teu­re Soft­ware auf den Rech­ner zu laden und die­se auch zu pfle­gen. Aller­dings funk­tio­niert es mit der Drop­box etwas anders, vor allem ein­fa­cher.

Man benö­tigt zwei Din­ge:

1. Den Micro­soft-365-Account, den man kauft, um ein Office-Paket auf dem Rech­ner sei­ner Wahl zu instal­lie­ren (und auf fünf ande­ren Rech­nern auch gleich). Die­ser Account berech­tigt zur Nut­zung der ent­spre­chen­den Office-Appli­ka­tio­nen in der Micro­soft-Cloud.
2. Einen kos­ten­lo­sen Drop­box-Account, mit dem man Zugriff auf 2 – 10 GB Daten­spei­cher erhält.³

Wenn man bei­des hat, geht man auf die Drop­box-Sei­te und ver­linkt sich von dort mit dem Office-Account. Für bei­de Accounts emp­feh­len sich gute Pass­wör­ter (unter­schied­lich), und bei bei­den Accounts ist eine zwei­stu­fi­ge Authen­ti­fi­zie­rung not­wen­dig. Soviel Sicher­heit muss sein.

Und dann geht es los: Office-Doku­ment erstel­len, in einen Ord­ner auf der Drop­box kopie­ren oder ver­schie­ben und den Brow­ser star­ten.

Das Doku­ment ankli­cken und auf „Öff­nen” kli­cken. Jetzt star­tet die Web-Appli­ka­ti­on von Micro­soft und man kann das Doku­ment bear­bei­ten (sofern man dazu berech­tigt ist). Gespei­chert wird es auto­ma­tisch wie­der in der Drop­box.

Und es hat die eige­ne Fest­plat­te nicht berührt.

Das mag für den Ein­zel­an­wen­der als nicht beson­ders hilf­reich erschei­nen, schließ­lich ist man ja Herr über sei­ne Doku­men­te, aber wenn man bedenkt, das an die­sem Doku­ment meh­re­re Per­so­nen arbei­ten kön­nen (sofern man sie in der Drop­box dazu ein­lädt) und die Drop­box auch auto­ma­tisch die Ver­sio­nie­rung vor­nimmt, also der alte Zustand auch spä­ter noch wie­der her­ge­stellt wer­den kann, wird der Sinn die­ser Funk­ti­on schon deut­li­cher. Denn für die Kol­la­bo­ra­ti­on, das Back­up und die Ver­sio­nie­rung müss­te man auf die klas­si­sche Art ganz ande­re Kopf­stän­de voll­füh­ren. Dann näm­lich, wenn hin­ter dem eige­nen Com­pu­ter das Neu­land beginnt…

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1. Ver­wen­den Sie noch einen Scan­ner? Ich nicht. Das erle­digt mein Smart­phone mit einer App und der ein­ge­bau­ten Kame­ra. Genau­so gut und wesent­lich schnel­ler und bil­li­ger. ↩

2. Micro­soft bie­tet mit sei­ner One­Cloud eine ähn­li­che Lösung an, die aller­dings längst nicht so viel­sei­tig ist. ↩

3. Die Men­ge ist abhän­gig davon, ob man bestimm­te Fea­tures zusätz­lich akzep­tiert oder Freun­de ein­lädt. Einen kos­ten­pflich­ti­ger Account mit einem Tera­byte und mehr gibt es auch. ↩