InDesign CC 2019 und PDF: So klappt das auch mit dem Kreislauf

Die aktuelle Ausgabe des Layoutprogramms InDesign CC trägt das Datum 2019 und behauptet von sich, die Kommentare aus PDFs einlesen zu können. Gähn. Wen interessiert das? Technikredakteure!

Im Zeitalter von CSS3, JavaScript und sonstigen Technologien, die die Verwendung des Internets als Informationsmedium angenehmer machen sollen, ist PDF eigentlich hoffnungslos veraltet. Die Firma Adobe als Bannerträger und Erfinder des „Portable Document Format“ kämpft seit Jahren damit, PDF an die Anforderungen des Internets anzupassen, denn PDF ist seitenorientiert. PDF-Dokumente werden als Seiten angezeigt und enthalten alle Informationen der Seite so, wie sie bei der Ausgabe gedacht waren. Während Internetseiten die Inhalte je nach Bildschirmgröße flexibel anordnen können, zeigt sich PDF störrisch: die Seiten werden einfach verkleinert – auf Kosten der Lesbarkeit.

Es gibt nur noch wenige Bereiche, in denen genau dieses Verhalten jedoch erwünscht ist: amtliche Formulare, die archiviert werden müssen – und Dokumente im Korrekturstadium. Technische Dokumente beispielsweise.

Jeder Technikredakteur, der nicht ausschließlich für Internetseiten (z.B. Wikis – siehe Manual als Wiki: Schneller als sein Schatten) produziert, gibt nur ungern seine Quelldateien aus der Hand, weil er damit die Kontrolle verliert, wer darin wann etwas geändert hat – und sei es nur das gutgemeinte Einfügen von Leerzeilen.¹

Roundtripping

Daher PDF. Der Redakteur erzeugt aus seinem Quellprogramm eine PDF und verschickt die Korrekturfahne an die SMEs – einschließlich der Fragen und Notizen, die er beantwortet haben möchte oder der Hinweise auf Probleme im Produkt. Der SME kann anhand der PDF die Fragen den Textstellen zuordnen und ihren Zusammenhang erkennen, darauf antworten und dem Redakteur zurückschicken. Der Redakteur arbeitet die Rückmeldungen dann in das Dokument wieder ein.

Dieser Prozess ist das so genannte „Round-tripping“, also ein Kreislauf, der aus Quellprogramm, PDF und eingebetteten Kommentaren besteht, und somit alle Informationen zum Dokument in einer Datei zusammenhält.²

Idealerweise werden dabei jedoch die PDF-Kommentare in das Quelldokument importiert, so dass diese gleich dort angezeigt werden, wo der Kommentar in die PDF eingefügt wurde. Das kann jetzt auch InDesign. Endlich. Und es ist sogar erstaunlich einfach:

1. Quelldokument öffnen.
2. „Datei“ > „PDF-Kommentare importieren“ wählen oder die Palette „PDF-Kommentare“ einblenden und in den Optionen „PDF-Kommentare importieren“ wählen.
3. PDF-Dokument auswählen, das die Kommentare enthält.
4. „Kommentare importieren“ wählen.
5. InDesign zieht die Kommentare an, die nach der Erstellung der PDF eingefügt worden sind (diese Informationen sind im PDF-Dokument enthalten) und zeigt sie in der Palette an.
6. In der Palette auf den Eintrag klicken und InDesign springt an die Stelle auf der Seite, in die der Kommentar eingefügt wurde.
7. Kommentar annehmen, bearbeiten oder löschen und fertig.

Soweit der Import. Das ist aber nur eine Hälfte des „Roundtrippings“. Und leider auch nur (noch?) die Hälfte, die in InDesign mit Bordmitteln zu bewältigen ist. Alte InDesign-Benutzer mögen froh sein, dass zumindest das funktioniert, auch wenn das Interface etwas krude ist (ich hätte mir da mehr Anleihen von Acrobat gewünscht, damit der Redakteur sich schneller orientieren kann).

Aber zumindest ein vielversprechender Anfang. Was aber ist mit der anderen Hälfte?

Notizen zu Kommentaren

Der aufmerksame Leser wird im obigen Screenshot bemerkt haben, dass zwei Paletten abgebildet sind: Rechts die importierten PDF-Kommentare und links die InDesign-eigenen Notizen. Ähnlich wie Microsoft Word, Apple Pages oder Nisus Writer ist auch InDesign seit ein paar Jahren in der Lage, nicht druckende Notizen und Kommentare zum das Dokument hinzuzufügen. Während beispielsweise Word oder Nisus Writer die Kommentare unter oder seitlich vom Dokument in einer eigenen Spalte anzeigen, legt Pages eine Sprechblase in das Dokument hinein. InDesign dagegen zeigt die Existenz einer Anmerkung nur sehr verschämt im Dokument als blassblaues Symbol an – man muss dazu eine eigene Palette „Notizen“ bemühen.

Das funktioniert zwar ganz ordentlich, da dadurch der Textfluss im Dokument nicht unterbrochen wird, es ist nur etwas schwierig, diese Stellen im Dokument auszumachen.³

Angelegt ist die Notiz dafür recht flott:

1. Palette „Notizen“ öffnen.
2. Hinter die Textstelle klicken, an der die Notiz eingefügt werden soll.
3. Notiz in der Palette einfügen.

Nun aber steht die Notiz da und weigert sich standhaft, aus InDesign herauszukommen: Nicht nur, dass der Redakteur mit zwei Paletten („PDF-Kommentare“ und „Notizen“) zu kämpfen hat, sie lassen sich auch nicht als PDF-Kommentare exportieren.⁴

Hier gibt es aber Abhilfe: ein Plugin namens „PDFStickies“ von Kerntiff Publishing Systems (KPS) aus Großbritannien erledigt den Job unauffällig.⁵

1. Die mitunter aufwändige Nacharbeit von Word-Dokumenten, an denen mehrere SMEs herumgeschraubt haben, zählt zu jenen Berufserfahrungen, die kein Technikredakteur gerne macht. ↩

2. Die Verwaltung von Informationen aus unterschiedlichen Quellen wie E-Mails, Nachrichten, Dokumenten und Telefonaten ist eine der großen Herausforderungen in Dokumentationsprozessen. ↩

3. Auch hier würde ich mir etwas mehr Usability wünschen. ↩

4. Das geht zwar über den Export mit InCopy, das allerdings zunächst installiert sein muss, ist aber definitiv kein Highlight der Usability und Effizienz… ↩

5. Das Plugin ist beim Hersteller für alle InDesign-Versionen erhältlich für 48,– GBP. Der Support ist prima und das Plugin eigentlich unverzichtbar. ↩