InDesign CC 2019 und PDF: So klappt das auch mit dem Kreislauf

Die aktu­el­le Aus­ga­be des Lay­out­pro­gramms InDe­sign CC trägt das Datum 2019 und behaup­tet von sich, die Kom­men­ta­re aus PDFs ein­le­sen zu kön­nen. Gähn. Wen inter­es­siert das? Tech­ni­k­re­dak­teu­re!

Im Zeit­al­ter von CSS3, Java­Script und sons­ti­gen Tech­no­lo­gien, die die Ver­wen­dung des Inter­nets als Infor­ma­ti­ons­me­di­um ange­neh­mer machen sol­len, ist PDF eigent­lich hoff­nungs­los ver­al­tet. Die Fir­ma Ado­be als Ban­ner­trä­ger und Erfin­der des „Por­ta­ble Docu­ment For­mat“ kämpft seit Jah­ren damit, PDF an die Anfor­de­run­gen des Inter­nets anzu­pas­sen, denn PDF ist sei­ten­ori­en­tiert. PDF-Doku­men­te wer­den als Sei­ten ange­zeigt und ent­hal­ten alle Infor­ma­tio­nen der Sei­te so, wie sie bei der Aus­ga­be gedacht waren. Wäh­rend Inter­net­sei­ten die Inhal­te je nach Bild­schirm­grö­ße fle­xi­bel anord­nen kön­nen, zeigt sich PDF stör­risch: die Sei­ten wer­den ein­fach ver­klei­nert – auf Kos­ten der Les­bar­keit.

Es gibt nur noch weni­ge Berei­che, in denen genau die­ses Ver­hal­ten jedoch erwünscht ist: amt­li­che For­mu­la­re, die archi­viert wer­den müs­sen – und Doku­men­te im Kor­rek­tur­sta­di­um. Tech­ni­sche Doku­men­te bei­spiels­wei­se.

Jeder Tech­ni­k­re­dak­teur, der nicht aus­schließ­lich für Inter­net­sei­ten (z.B. Wikis – sie­he Manu­al als Wiki: Schnel­ler als sein Schat­ten) pro­du­ziert, gibt nur ungern sei­ne Quell­da­tei­en aus der Hand, weil er damit die Kon­trol­le ver­liert, wer dar­in wann etwas geän­dert hat – und sei es nur das gut­ge­mein­te Ein­fü­gen von Leer­zei­len.¹

Round­trip­ping

Daher PDF. Der Redak­teur erzeugt aus sei­nem Quell­pro­gramm eine PDF und ver­schickt die Kor­rek­tur­fah­ne an die SMEs – ein­schließ­lich der Fra­gen und Noti­zen, die er beant­wor­tet haben möch­te oder der Hin­wei­se auf Pro­ble­me im Pro­dukt. Der SME kann anhand der PDF die Fra­gen den Text­stel­len zuord­nen und ihren Zusam­men­hang erken­nen, dar­auf ant­wor­ten und dem Redak­teur zurück­schi­cken. Der Redak­teur arbei­tet die Rück­mel­dun­gen dann in das Doku­ment wie­der ein.

Die­ser Pro­zess ist das so genann­te „Round-trip­ping“, also ein Kreis­lauf, der aus Quell­pro­gramm, PDF und ein­ge­bet­te­ten Kom­men­ta­ren besteht, und somit alle Infor­ma­tio­nen zum Doku­ment in einer Datei zusam­men­hält.²

Idea­ler­wei­se wer­den dabei jedoch die PDF-Kom­men­ta­re in das Quell­do­ku­ment impor­tiert, so dass die­se gleich dort ange­zeigt wer­den, wo der Kom­men­tar in die PDF ein­ge­fügt wur­de. Das kann jetzt auch InDe­sign. End­lich. Und es ist sogar erstaun­lich ein­fach:

1. Quell­do­ku­ment öff­nen.
2. „Datei“ > „PDF-Kom­men­ta­re impor­tie­ren“ wäh­len oder die Palet­te „PDF-Kom­men­ta­re“ ein­blen­den und in den Optio­nen „PDF-Kom­men­ta­re impor­tie­ren“ wäh­len.
3. PDF-Doku­ment aus­wäh­len, das die Kom­men­ta­re ent­hält.
4. „Kom­men­ta­re impor­tie­ren“ wäh­len.
5. InDe­sign zieht die Kom­men­ta­re an, die nach der Erstel­lung der PDF ein­ge­fügt wor­den sind (die­se Infor­ma­tio­nen sind im PDF-Doku­ment ent­hal­ten) und zeigt sie in der Palet­te an.
6. In der Palet­te auf den Ein­trag kli­cken und InDe­sign springt an die Stel­le auf der Sei­te, in die der Kom­men­tar ein­ge­fügt wur­de.
7. Kom­men­tar anneh­men, bear­bei­ten oder löschen und fer­tig.

Soweit der Import. Das ist aber nur eine Hälf­te des „Round­trip­pings“. Und lei­der auch nur (noch?) die Hälf­te, die in InDe­sign mit Bord­mit­teln zu bewäl­ti­gen ist. Alte InDe­sign-Benut­zer mögen froh sein, dass zumin­dest das funk­tio­niert, auch wenn das Inter­face etwas kru­de ist (ich hät­te mir da mehr Anlei­hen von Acro­bat gewünscht, damit der Redak­teur sich schnel­ler ori­en­tie­ren kann).

Aber zumin­dest ein viel­ver­spre­chen­der Anfang. Was aber ist mit der ande­ren Hälf­te?

Noti­zen zu Kom­men­ta­ren

Der auf­merk­sa­me Leser wird im obi­gen Screen­shot bemerkt haben, dass zwei Palet­ten abge­bil­det sind: Rechts die impor­tier­ten PDF-Kom­men­ta­re und links die InDe­sign-eige­nen Noti­zen. Ähn­lich wie Micro­soft Word, Apple Pages oder Nis­us Wri­ter ist auch InDe­sign seit ein paar Jah­ren in der Lage, nicht dru­cken­de Noti­zen und Kom­men­ta­re zum das Doku­ment hin­zu­zu­fü­gen. Wäh­rend bei­spiels­wei­se Word oder Nis­us Wri­ter die Kom­men­ta­re unter oder seit­lich vom Doku­ment in einer eige­nen Spal­te anzei­gen, legt Pages eine Sprech­bla­se in das Doku­ment hin­ein. InDe­sign dage­gen zeigt die Exis­tenz einer Anmer­kung nur sehr ver­schämt im Doku­ment als blass­blau­es Sym­bol an – man muss dazu eine eige­ne Palet­te „Noti­zen“ bemü­hen.

Das funk­tio­niert zwar ganz ordent­lich, da dadurch der Text­fluss im Doku­ment nicht unter­bro­chen wird, es ist nur etwas schwie­rig, die­se Stel­len im Doku­ment aus­zu­ma­chen.³

Ange­legt ist die Notiz dafür recht flott:

1. Palet­te „Noti­zen“ öff­nen.
2. Hin­ter die Text­stel­le kli­cken, an der die Notiz ein­ge­fügt wer­den soll.
3. Notiz in der Palet­te ein­fü­gen.

Nun aber steht die Notiz da und wei­gert sich stand­haft, aus InDe­sign her­aus­zu­kom­men: Nicht nur, dass der Redak­teur mit zwei Palet­ten („PDF-Kom­men­ta­re“ und „Noti­zen“) zu kämp­fen hat, sie las­sen sich auch nicht als PDF-Kom­men­ta­re expor­tie­ren.⁴

Hier gibt es aber Abhil­fe: ein Plug­in namens „PDF­Sti­ckies“ von Kern­ti­ff Publi­shing Sys­tems (KPS) aus Groß­bri­tan­ni­en erle­digt den Job unauf­fäl­lig.⁵

1. Die mit­un­ter auf­wän­di­ge Nach­ar­beit von Word-Doku­men­ten, an denen meh­re­re SMEs her­um­ge­schraubt haben, zählt zu jenen Berufs­er­fah­run­gen, die kein Tech­ni­k­re­dak­teur ger­ne macht. ↩

2. Die Ver­wal­tung von Infor­ma­tio­nen aus unter­schied­li­chen Quel­len wie E‑Mails, Nach­rich­ten, Doku­men­ten und Tele­fo­na­ten ist eine der gro­ßen Her­aus­for­de­run­gen in Doku­men­ta­ti­ons­pro­zes­sen. ↩

3. Auch hier wür­de ich mir etwas mehr Usa­bi­li­ty wün­schen. ↩

4. Das geht zwar über den Export mit InCo­py, das aller­dings zunächst instal­liert sein muss, ist aber defi­ni­tiv kein High­light der Usa­bi­li­ty und Effi­zi­enz… ↩

5. Das Plug­in ist beim Her­stel­ler für alle InDe­sign-Ver­sio­nen erhält­lich für 48,– GBP. Der Sup­port ist pri­ma und das Plug­in eigent­lich unver­zicht­bar. ↩