Taskworld, der Kopfschmerzvermeider

In einer zuneh­mend kom­ple­xen Arbeits­welt ist es schon schwer genug, die anste­hen­den Auf­ga­ben zu bewäl­ti­gen, die einen selbst betref­fen. Das ist aber eher unge­wöhn­lich. Meist sind wir ein Teil eines Teams mit zahl­rei­chen Pro­zes­sen, in dem wir Auf­ga­ben erfül­len müs­sen, damit der nächs­te Pro­zess­schritt begon­nen wer­den kann.

Nun ist es aber auch nicht so, dass wir im beruf­li­chen All­tag in einen ein­zi­gen Pro­zess ein­ge­bun­den sind – im Gegen­teil, ja anspruchs­vol­ler die Tätig­keit ist, des­to mehr Pro­zes­se müs­sen gleich­zei­tig bewäl­tigt wer­den. Frü­her hat man dies ent­we­der auf Zuruf erle­digt, oder dem Chef über­ant­wor­tet, weil der ja dafür bezahlt wird…

Frü­her.

Immer mehr Pro­zes­se im beruf­li­chen Umfeld wer­den aber der Selbst­or­ga­ni­sa­ti­on der Betei­lig­ten über­las­sen – ent­we­der da sich die Betei­lig­ten am bes­ten mit dem Pro­dukt oder Pro­zess aus­ken­nen, oder aber weil man kaum noch stump­fe Befehls­emp­fän­ger auf dem Arbeits­markt fin­det, die bereit sind, sich den gan­zen Tag vom Chef her­um­schie­ben zu las­sen.

Ande­rer­seits ver­langt dies aber auch von den Betei­lig­ten ein hohes Maß an Selbst­mo­ti­va­ti­on und ‑orga­ni­sa­ti­on, aka „Team­ar­beit“ ¹. Bei­des hängt jedoch mit­ein­an­der zusam­men: aus der funk­tio­nie­ren­den Selbst­or­ga­ni­sa­ti­on als Indi­vi­du­um oder Grup­pe ent­steht ein hohes Maß an Moti­va­ti­on – ent­we­der weil der Erfolg zuver­sicht­lich macht, oder weil man zum Team bei­tra­gen möch­te.² Selbst­or­ga­ni­sa­ti­on klappt aller­dings am bes­ten, wenn dabei kei­ne „Rei­bungs­ver­lus­te“ ent­ste­hen wie bei­spiel­wei­se miss­ver­ständ­li­che oder feh­len­de Kom­mu­ni­ka­ti­on und Infor­ma­ti­on.

Web-basiert

Bis­lang lei­den zahl­rei­che Pro­gram­me aus dem Auf­ga­ben­ma­nage­ment dar­un­ter, dass sie auf einem Rech­ner instal­liert wer­den müs­sen. Das ist für das pri­va­te Auf­ga­ben­ma­nage­ment auch völ­lig aus­rei­chend, da über einen pri­va­ten Account auch wei­te­re Gerä­te wie Smart­phones syn­chro­ni­siert wer­den kön­nen. Für Ein­zel­an­wen­der ist das mehr als aus­rei­chend, da sie damit bequem alle anste­hen­den Auf­ga­ben von über­all her im Griff haben. Omni­Fo­cus ist ein Para­de­bei­spiel dafür.

Im Team reicht das aber nicht mehr, denn da müss­te jeder poten­zi­ell Teil­neh­men­de das glei­che Pro­gramm – idea­ler­wei­se in der glei­chen Ver­si­on auf jeder Platt­form – zur Ver­fü­gung haben. Das ist in Fir­men frü­her bei­spiels­wei­se mit Lotus Notes der Fall gewe­sen (oder wird oft von Micro­soft Out­look über­nom­men). Aber das ist nicht nur extrem unfle­xi­bel, da damit zeit­wei­li­ge Teil­neh­mer nur schlecht ein­ge­bun­den wer­den kön­nen, es feh­len auch die cha­rak­te­ris­ti­schen Hilfs­mit­tel für punkt­ge­naue Kom­mu­ni­ka­ti­on: das sowie­so schon über­quel­len­de E‑Mail-Post­fach wird geflu­tet. Das führt dazu, dass man gar nicht mehr hin­ein­schaut oder Auf­ga­ben und Infor­ma­tio­nen über­sieht.

Glück­li­cher­wei­se gibt es Brow­ser und das Inter­net. Soft­ware wie Taskworld wird nicht mehr lokal instal­liert, son­dern gemie­tet. Die Pfle­ge und Aktua­li­sie­run­gen ent­fal­len dadurch, die Teil­neh­men­den müs­sen sich nach Erhalt eines Accounts nur anmel­den.³

Statt stumpf alle Auf­ga­ben in ein­fa­chen Lis­ten zu erfas­sen – das kann jede Bord­soft­ware eines Com­pu­ters oder auch Out­look – geht es im Auf­ga­ben­ma­nage­ment dar­um, Auf­ga­ben­pa­ke­te zusam­men­zu­stel­len und mit den ent­spre­chen­den Infor­ma­tio­nen anzu­rei­chern:

• Wer führt durch?
• Bis wann muss die Auf­ga­be erle­digt wer­den?
• Wer muss über den Fort­gang Bescheid wis­sen?
• Wie wer­den Stol­per­stei­ne behan­delt? Wer kann ant­wor­ten?
• …

Und damit kom­men wir zu „Taskworld“.

Taskworld

In den Screen­shots wird ein ein­fa­cher Anwen­dungs­fall in der tech­ni­schen Doku­men­ta­ti­on gezeigt, in der die­ses Sze­na­rio erstaun­li­cher­wei­se eher sel­ten anzu­tref­fen ist, obwohl gera­de die tech­ni­sche Doku­men­ta­ti­on von einer Opti­mie­rung der Pro­zes­se und höhe­rer Effi­zi­enz pro­fi­tie­ren könn­te…

Natur­ge­mäß kom­men in einer Orga­ni­sa­ti­on zahl­rei­che Auf­ga­ben­pa­ke­te zusam­men, daher emp­fiehlt es sich, nur die ein­zu­blen­den, denen die jeweils Teil­neh­men­den zuge­ord­net sind. Damit lässt sich leich­ter fokus­sie­ren. Es ist dabei völ­lig uner­heb­lich, ob man dafür eine Lis­ten­an­sicht wählt oder eine Arbeits­kar­ten­an­sicht.

Ein Klick auf die Arbeits­kar­te öff­net die Detail­an­sicht des Auf­ga­ben­pa­kets. Zu jeder Auf­ga­be kön­nen wei­te­re Unter­auf­ga­ben („Sub­tasks“) ange­legt wer­den, die als Lis­ten­punk­te oder unter­ge­ord­ne­te Kar­ten ange­zeigt wer­den. Um den Sta­tus bei­spiels­wei­se von „Redak­ti­on“ zu „Kor­rek­tur­lauf“ zu ändern, zieht man die Kar­te (oder in der Lis­ten­an­sicht den Lis­ten­punkt) in den ent­spre­chen­den Sta­pel. Das funk­tio­niert nicht anders als bei einem Kan­ban-Sys­tem.

Nun haben Kar­ten den Vor­teil, dass es leich­ter ist, eine gesuch­te Kar­te zu fin­den, dafür benö­ti­gen sie aber Platz auf dem Bild­schirm. Man soll­te daher recht­zei­tig auf eine kom­pak­te­re Lis­ten­an­sicht umschal­ten, wenn es zu vie­le Pake­te wer­den – oder aber mit dem Chef spre­chen. Denn dann droht ent­we­der eine Über­las­tung oder aber die Pla­nung der Auf­ga­ben­pa­ke­te ist man­gel­haft.

Das Glei­che gilt, wenn man sich in einem Auf­ga­ben­pa­ket bewegt: Hier wird es aller­dings fast not­wen­di­ger­wei­se eng, wenn Sub­tasks dazu kom­men, die neben den Anga­ben zum Ziel­da­tum und der Beschrei­bung noch wei­te­re Infor­ma­tio­nen ent­hal­ten, die das Auf­ga­ben­pa­ket erst hand­hab­bar machen.

Dazu zäh­len nicht nur die Meta-Infor­ma­tio­nen wie Ziel­da­tum oder Start­zeit­punkt, Schlag­wör­ter, Zustän­dig­keit oder Beob­ach­ter (die über Ände­run­gen infor­miert wer­den) zur bes­se­ren Orga­ni­sa­ti­on, son­dern auch die Kom­mu­ni­ka­ti­on („Chat“) und Datei­an­hän­ge wie PDF.

Das ist der Punkt, an dem Pro­gram­me wie Task­mas­ter ihre Stär­ke aus­spie­len: zu jeder Auf­ga­be und Unter­auf­ga­be gibt es eine Kom­mu­ni­ka­ti­on, die für alle Betei­lig­ten ein­seh­bar ist und klar der Auf­ga­be zuge­ord­net wer­den kann. Das läs­ti­ge und extrem zeit­ver­schwen­den­de „Ich-hat­te-Dir-dazu-doch-mal-ne-Mail-geschrie­ben“ ent­fällt damit völ­lig. Da dies live im Inter­net pas­siert, ent­ste­hen auch kei­ne Lücken im Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ver­lauf oder ein Over­head an E‑Mail-Threads („Re:Re:Re:Re:Re:.…“).

Fazit

Vor allem in Teams kommt es dar­auf an, dass alle Betei­lig­ten effi­zi­ent zusam­men­ar­bei­ten, um die Moti­va­ti­on und damit letzt­end­lich auch die Pro­duk­ti­vi­tät auf­recht zu erhal­ten. Dazu leis­ten Tools zum Auf­ga­ben­man­ge­ment einen sehr wich­ti­gen Bei­trag, indem sie die Kom­mu­ni­ka­ti­on zu den Auf­ga­ben mit den erfor­der­li­chen Infor­ma­tio­nen zusam­men­füh­ren. Da die­se Pro­gram­me web-basiert sind, sind weder IT-Berech­ti­gun­gen noch Kennt­nis­se not­wen­dig.

Der Chef muss eigent­lich nur zah­len: für die Lizen­zen und die After-Work-Par­ty…

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1. Wobei „Team“ hier nicht für „Toll, ein ande­rer macht’s“ steht. Funk­tio­nie­ren­de Teams kom­mu­ni­zie­ren viel häu­fi­ger als dies noch frü­her der Fall war über die anste­hen­den Auf­ga­ben und wie man sie am bes­ten in den Griff bekommt. ↩︎
2. Ein biss­chen wie frü­her bei der Mam­mut­jagd… ↩︎
3. Der Zugriff erfolgt dabei wie in jeder guten Soft­ware über eine 2‑Fak­tor-Authen­ti­fi­zie­rung, d.h. man muss nach Ein­ga­be des Pass­worts auf einem ande­ren Gerä­te (meist dem Smart­phone) eine Authen­ti­fi­zie­rungs-App star­ten und dort einen kurz­zei­ti­gen Num­mern­code able­sen und ein­ge­ben, bevor man Zugriff bekommt. ↩︎