Taskworld, der Kopfschmerzvermeider

In einer zunehmend komplexen Arbeitswelt ist es schon schwer genug, die anstehenden Aufgaben zu bewältigen, die einen selbst betreffen. Das ist aber eher ungewöhnlich. Meist sind wir ein Teil eines Teams mit zahlreichen Prozessen, in dem wir Aufgaben erfüllen müssen, damit der nächste Prozessschritt begonnen werden kann.

Nun ist es aber auch nicht so, dass wir im beruflichen Alltag in einen einzigen Prozess eingebunden sind – im Gegenteil, ja anspruchsvoller die Tätigkeit ist, desto mehr Prozesse müssen gleichzeitig bewältigt werden. Früher hat man dies entweder auf Zuruf erledigt, oder dem Chef überantwortet, weil der ja dafür bezahlt wird…

Früher.

Immer mehr Prozesse im beruflichen Umfeld werden aber der Selbstorganisation der Beteiligten überlassen – entweder da sich die Beteiligten am besten mit dem Produkt oder Prozess auskennen, oder aber weil man kaum noch stumpfe Befehlsempfänger auf dem Arbeitsmarkt findet, die bereit sind, sich den ganzen Tag vom Chef herumschieben zu lassen.

Andererseits verlangt dies aber auch von den Beteiligten ein hohes Maß an Selbstmotivation und -organisation, aka „Teamarbeit“ ¹. Beides hängt jedoch miteinander zusammen: aus der funktionierenden Selbstorganisation als Individuum oder Gruppe entsteht ein hohes Maß an Motivation – entweder weil der Erfolg zuversichtlich macht, oder weil man zum Team beitragen möchte.² Selbstorganisation klappt allerdings am besten, wenn dabei keine „Reibungsverluste“ entstehen wie beispielweise missverständliche oder fehlende Kommunikation und Information.

Web-basiert

Bislang leiden zahlreiche Programme aus dem Aufgabenmanagement darunter, dass sie auf einem Rechner installiert werden müssen. Das ist für das private Aufgabenmanagement auch völlig ausreichend, da über einen privaten Account auch weitere Geräte wie Smartphones synchronisiert werden können. Für Einzelanwender ist das mehr als ausreichend, da sie damit bequem alle anstehenden Aufgaben von überall her im Griff haben. OmniFocus ist ein Paradebeispiel dafür.

Im Team reicht das aber nicht mehr, denn da müsste jeder potenziell Teilnehmende das gleiche Programm – idealerweise in der gleichen Version auf jeder Plattform – zur Verfügung haben. Das ist in Firmen früher beispielsweise mit Lotus Notes der Fall gewesen (oder wird oft von Microsoft Outlook übernommen). Aber das ist nicht nur extrem unflexibel, da damit zeitweilige Teilnehmer nur schlecht eingebunden werden können, es fehlen auch die charakteristischen Hilfsmittel für punktgenaue Kommunikation: das sowieso schon überquellende E-Mail-Postfach wird geflutet. Das führt dazu, dass man gar nicht mehr hineinschaut oder Aufgaben und Informationen übersieht.

Glücklicherweise gibt es Browser und das Internet. Software wie Taskworld wird nicht mehr lokal installiert, sondern gemietet. Die Pflege und Aktualisierungen entfallen dadurch, die Teilnehmenden müssen sich nach Erhalt eines Accounts nur anmelden.³

Statt stumpf alle Aufgaben in einfachen Listen zu erfassen – das kann jede Bordsoftware eines Computers oder auch Outlook – geht es im Aufgabenmanagement darum, Aufgabenpakete zusammenzustellen und mit den entsprechenden Informationen anzureichern:

• Wer führt durch?
• Bis wann muss die Aufgabe erledigt werden?
• Wer muss über den Fortgang Bescheid wissen?
• Wie werden Stolpersteine behandelt? Wer kann antworten?
• …

Und damit kommen wir zu „Taskworld“.

Taskworld

In den Screenshots wird ein einfacher Anwendungsfall in der technischen Dokumentation gezeigt, in der dieses Szenario erstaunlicherweise eher selten anzutreffen ist, obwohl gerade die technische Dokumentation von einer Optimierung der Prozesse und höherer Effizienz profitieren könnte…

Naturgemäß kommen in einer Organisation zahlreiche Aufgabenpakete zusammen, daher empfiehlt es sich, nur die einzublenden, denen die jeweils Teilnehmenden zugeordnet sind. Damit lässt sich leichter fokussieren. Es ist dabei völlig unerheblich, ob man dafür eine Listenansicht wählt oder eine Arbeitskartenansicht.

Ein Klick auf die Arbeitskarte öffnet die Detailansicht des Aufgabenpakets. Zu jeder Aufgabe können weitere Unteraufgaben („Subtasks“) angelegt werden, die als Listenpunkte oder untergeordnete Karten angezeigt werden. Um den Status beispielsweise von „Redaktion“ zu „Korrekturlauf“ zu ändern, zieht man die Karte (oder in der Listenansicht den Listenpunkt) in den entsprechenden Stapel. Das funktioniert nicht anders als bei einem Kanban-System.

Nun haben Karten den Vorteil, dass es leichter ist, eine gesuchte Karte zu finden, dafür benötigen sie aber Platz auf dem Bildschirm. Man sollte daher rechtzeitig auf eine kompaktere Listenansicht umschalten, wenn es zu viele Pakete werden – oder aber mit dem Chef sprechen. Denn dann droht entweder eine Überlastung oder aber die Planung der Aufgabenpakete ist mangelhaft.

Das Gleiche gilt, wenn man sich in einem Aufgabenpaket bewegt: Hier wird es allerdings fast notwendigerweise eng, wenn Subtasks dazu kommen, die neben den Angaben zum Zieldatum und der Beschreibung noch weitere Informationen enthalten, die das Aufgabenpaket erst handhabbar machen.

Dazu zählen nicht nur die Meta-Informationen wie Zieldatum oder Startzeitpunkt, Schlagwörter, Zuständigkeit oder Beobachter (die über Änderungen informiert werden) zur besseren Organisation, sondern auch die Kommunikation („Chat“) und Dateianhänge wie PDF.

Das ist der Punkt, an dem Programme wie Taskmaster ihre Stärke ausspielen: zu jeder Aufgabe und Unteraufgabe gibt es eine Kommunikation, die für alle Beteiligten einsehbar ist und klar der Aufgabe zugeordnet werden kann. Das lästige und extrem zeitverschwendende „Ich-hatte-Dir-dazu-doch-mal-ne-Mail-geschrieben“ entfällt damit völlig. Da dies live im Internet passiert, entstehen auch keine Lücken im Kommunikationsverlauf oder ein Overhead an E-Mail-Threads („Re:Re:Re:Re:Re:….“).

Fazit

Vor allem in Teams kommt es darauf an, dass alle Beteiligten effizient zusammenarbeiten, um die Motivation und damit letztendlich auch die Produktivität aufrecht zu erhalten. Dazu leisten Tools zum Aufgabenmangement einen sehr wichtigen Beitrag, indem sie die Kommunikation zu den Aufgaben mit den erforderlichen Informationen zusammenführen. Da diese Programme web-basiert sind, sind weder IT-Berechtigungen noch Kenntnisse notwendig.

Der Chef muss eigentlich nur zahlen: für die Lizenzen und die After-Work-Party…

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1. Wobei „Team“ hier nicht für „Toll, ein anderer macht’s“ steht. Funktionierende Teams kommunizieren viel häufiger als dies noch früher der Fall war über die anstehenden Aufgaben und wie man sie am besten in den Griff bekommt. ↩︎
2. Ein bisschen wie früher bei der Mammutjagd… ↩︎
3. Der Zugriff erfolgt dabei wie in jeder guten Software über eine 2-Faktor-Authentifizierung, d.h. man muss nach Eingabe des Passworts auf einem anderen Geräte (meist dem Smartphone) eine Authentifizierungs-App starten und dort einen kurzzeitigen Nummerncode ablesen und eingeben, bevor man Zugriff bekommt. ↩︎