Sustainable Design in der Technischen Dokumentation

Um es gleich vor­weg zu schi­cken: ich bin auf die­ses Mode­wort gesto­ßen als ich auf der Web­site von Ado­be in deren neu­es­tem Pro­jekt „Ado­be XD“ stö­ber­te. „Sus­taina­bi­li­ty“ wird all­ge­mein mit „Nach­hal­tig­keit“ über­setzt, hat aber gegen­über dem deut­schen Begriff eine eher posi­ti­ve Kon­no­ta­ti­on von Effi­zi­enz und vor­aus­schau­en­dem Han­deln.

Die­ses The­ma ist auch für Ado­be neu und begrün­det sich ver­mut­lich aus einer Auf­bruchs­stim­mung, die mit einer emp­fun­de­nen Wirt­schafts- und Sinn­kri­se zusam­men­hängt: Wir leben ins­ge­samt über unse­re Ver­hält­nis­se. Nicht so sehr in wirt­schaft­li­cher Hin­sicht, son­dern in öko­lo­gi­scher. Wirt­schaft­li­che Pro­ble­me las­sen sich meist lösen oder zumin­dest abmil­dern. Ver­brauch­te Res­sour­cen dage­gen sind weg. Für immer.

Daher befass­te sich auch der Work­shop zum „Sus­tainable Design“ mit der Fra­ge, wie Desi­gner und Die­je­ni­gen, die ger­ne mit den Krea­tiv­pro­fis gleich­ge­setzt wer­den, mit die­sem Pro­blem umge­hen und ob sie einen Bei­trag zu mehr Nach­hal­tig­keit leis­ten kön­nen. Dass von Ado­be just die­se Grup­pe ange­spro­chen wur­de, ist natür­lich mehr als nahe­lie­gend, ist es doch die Haupt­ziel­grup­pe der Ado­be-Pro­duk­te. Die Fra­ge lau­te­te dem­zu­fol­ge auch, wie eine Fir­ma wie Ado­be zu einem nach­hal­ti­gen Design bei­tra­gen kann.

Für mich stell­te sich dabei eher die Fra­ge, war­um sich nur Desi­gner und Krea­ti­ve mit der Fra­ge beschäf­ti­gen soll­ten, und nicht die Infor­ma­ti­ons­ar­bei­ter, die tag­täg­lich auf meh­re­ren Ebe­nen mit Infor­ma­ti­ons­de­sign zu tun haben. Die Auf­ga­be eines Tech­ni­schen Redak­teurs mag zwar auf den ers­ten Blick unüber­schau­bar und viel­fäl­tig sein, sie kreist aber letzt­end­lich immer um die Fra­ge, wie Infor­ma­tio­nen zu tech­ni­schen Pro­duk­ten auf­ge­ar­bei­tet wer­den müs­sen. Das Pro­dukt soll nicht nur sicher und bestim­mungs­ge­mäß ver­wen­det wer­den – das ist die Min­dest­an­for­de­rung – son­dern auch in einem wei­te­ren Sinn das Leben des Benut­zers ver­bes­sern und berei­chern.

Es wäre nun aber zu kurz gegrif­fen, Nach­hal­tig­keit im Doku­men­ta­ti­ons­de­sign dar­auf zu beschrän­ken, auf ein paar bun­te Sei­ten zu ver­zich­ten. Oder das Hand­buch nur noch in DIN A5 statt DIN A4 aus­zu­ge­ben (auch das wäre mit­un­ter ein Bei­trag), son­dern sich bei jedem Arbeits­schritt Gedan­ken dazu zu machen, wie er ener­gie-effi­zi­en­ter und Res­sour­cen scho­nen­der durch­ge­führt wer­den kann. Die­se Gedan­ken soll­ten sich nicht nur auf den Aus­ga­be­pro­zess, also das Pro­dukt beschrän­ken, son­dern auf den gesam­ten Ent­ste­hungs­pro­zess. Und der unter­schei­det sich bei Tech­ni­schen Redak­teu­ren nicht wesent­lich von dem der „Krea­tiv­pro­fis“.

Und es muss auch nicht unbe­dingt das Umkrem­peln des bis­he­ri­gen Pro­zes­ses bedeu­ten, son­dern meist genügt eine gra­du­el­le Anpas­sung, die gro­ße Wir­kung zeigt. Es ist ja nicht nur der öko­lo­gi­sche Fak­tor, son­dern auch der betriebs­wirt­schaft­lich mach­ba­re und Erfolg ver­spre­chen­de, der eine nach­hal­ti­ge­re Doku­men­ta­ti­on bewirkt. Nach­hal­tig­keit beruht nach all­ge­mei­nem Ver­ständ­nis aus den drei Fak­to­ren oder „Säu­len“ öko­lo­gisch, öko­no­misch und sozi­al.

Durch­leuch­ten wir also mal den gesam­ten Doku­men­ta­ti­ons­pro­zess unter dem Aspekt der Nach­hal­tig­keit:

Vor­aus­set­zun­gen

• Habe ich die für die Umset­zung des Pro­jekts not­wen­di­gen Werk­zeu­ge (Soft­ware und Hard­ware)? Oder bin ich viel­leicht „over­sup­pli­ed“? Muss es für das Pro­jekt unbe­dingt der schnells­te Rech­ner und die neu­es­te Soft­ware sein? Kom­me ich an eine güns­ti­ge­re Ver­si­on her­an, die viel­leicht auch für die fol­gen­den Pro­jek­te aus­reicht? Kann ich einen ähn­li­chen Wir­kungs­grad auch mit einer leis­tungs­schwä­che­ren (und auch ver­brauchs­güns­ti­ge­ren) Aus­stat­tung errei­chen? Ich muss kei­nen Dru­cker benut­zen, der 120 Sei­ten in der Minu­te aus­spu­cken kann.
• Und ich brau­che auch kei­nen Rech­ner mit abso­lu­ter Hig­hend-Aus­stat­tung und eine Maschi­ne für jedes Betriebs­sys­tem. Eine Vir­tua­li­sie­rung nur wenig lang­sa­mer und spart Hard­ware ein­schließ­lich Pfle­ge und Admi­nis­tra­ti­on. Meist reicht auch ein Lap­top. Der ist näm­lich auf Ener­gie-Effi­zi­enz getrimmt.

Recher­che

• Wie wer­den die Infor­ma­tio­nen zusam­men­ge­tra­gen? Kom­men sie auf Papier oder digi­tal? Kann ich Medi­en­brü­che ver­mei­den, kann ich den Input auf weni­ge Medi­en redu­zie­ren und kon­zen­trie­ren?
• Kann ich Unter­la­gen immer digi­tal ein­for­dern, Kom­men­ta­re und Abspra­chen per E‑Mail oder Chat durch­füh­ren, schon damit ich nicht in einer Flut aus Zet­teln und Tele­fon­no­ti­zen unter­ge­he? Ter­mi­ne kön­nen zen­tral geführt (sie­he auch Get­ting Things Done) und Auf­ga­ben sowie Teil­schrit­te dort fixiert wer­den. Das beschleu­nigt nicht nur das Auf­fin­den der rele­van­ten Infor­ma­tio­nen, son­dern erleich­tert auch die Zuord­nung.
• Muss ich für jede Fra­ge vor Ort sein? Kann ich Wege spa­ren durch sinn­vol­le Grup­pie­rung der Fra­gen und Infor­ma­ti­on (bei­spiels­wei­se durch eine akti­ve Kom­mu­ni­ka­ti­on per E‑Mail oder Chat?

Erfas­sung

• Kann ich die Infor­ma­tio­nen so struk­tu­rie­ren, dass sie in klei­nen Ein­hei­ten in sich geschlos­sen blei­ben? Damit kann ich bereits in der Struk­tur eine Fle­xi­bi­li­tät errei­chen, die eine spä­te­re Ände­rung oder Ergän­zung erleich­tert – und damit den gesam­ten Recher­che- und Erfas­sungs­pro­zess beschleu­nigt? Mir viel­leicht dann auch Wege spart zum Kun­den?
• Kann ich die Infor­ma­tio­nen so anle­gen, dass sie auch für wei­te­re Model­le gül­tig sind? Kann ich all­ge­mei­ne Bestand­tei­le der Doku­men­ta­ti­on (Recht­li­che Hin­wei­se, Impres­sum etc.) aus­glie­dern aus dem Kor­rek­tur­pro­zess und viel­leicht vor­ab schon frei­ge­ben las­sen? Das spart spä­ter im Kor­rek­tur­lauf Über­tra­gungs­zeit und Bear­bei­tungs­zeit.
• Kann ich die Doku­men­ta­ti­on so anle­gen, dass ich dem Kun­den nur die Infor­ma­tio­nen anbie­te, die für ihn rele­vant sind? Der Ver­zicht auf Optio­nen, die der Kun­de nicht bestellt hat, ver­schlankt unter Umstän­den die Doku­men­ta­ti­on erheb­lich.

Kor­rek­tur

• Kann ich es dem Kor­rek­tur­le­ser zumu­ten, nur eine digi­ta­le Ver­si­on zu bear­bei­ten und womög­lich auf dem Bild­schirm zu kor­ri­gie­ren? Mitt­ler­wei­le ist sogar Frame­Ma­ker in der Ver­si­on 9 dazu in der Lage, über den Umweg PDF Kor­rek­tu­ren durch Drit­te zuzu­las­sen und ein­zu­le­sen ähn­lich der Kom­men­tar­funk­ti­on in Word.
• Ist es mög­lich, den gesam­ten Pro­zess bis zur Aus­ga­be getrennt von den anste­hen­den Aus­ga­be-Ter­mi­nen zu bear­bei­ten? Las­sen sich hier dop­pel­te Bear­bei­tungs­schrit­te (alte Ver­si­on und neue Ver­si­on) ein­spa­ren?

Aus­ga­be

• Muss es unbe­dingt gedruckt wer­den oder bie­tet sich auch eine Online-Aus­ga­be (PDF, HTML etc.) an? Wenn es gedruckt wird: Kann es umwelt­freund­li­ches Papier sein? Kann ich auf Son­der­far­ben aus dem Cor­po­ra­te Design ver­zich­ten? Muss es über­haupt bunt sein oder genügt ein far­bi­ges Deck­blatt?
• Muss ich ihm alle Spra­chen schi­cken, in der die Doku­men­ta­ti­on vor­liegt? Oder nur in der benö­tig­ten Spra­che?
• Falls es nicht gedruckt wird: Muss ich dem Kun­den eine CD-ROM schi­cken oder genügt auch eine Online-Fas­sung?

Fazit

Die hier auf­ge­wor­fe­nen Fra­gen erhe­ben kei­nes­falls einen Anspruch auf Voll­stän­dig­keit. Sie kön­nen bes­ten­falls als Denk­an­stoß die­nen, da sie meist nur teil­wei­se umsetz­bar sind. Oft ist Nach­hal­tig­keit ein Balan­ce­akt zwi­schen den drei genann­ten Fak­to­ren, zwi­schen Ide­al­vor­stel­lung und der Umsetz­bar­keit.

Allei­ne die immer wie­der­keh­ren­de Aus­ein­an­der­set­zung mit der Gret­chen­fra­ge „Wie hältst Du es mit der Nach­hal­tig­keit in der tech­ni­schen Doku­men­ta­ti­on?“ soll­te jedoch Ansporn sein, unser Pro­dukt, die Doku­men­ta­ti­on, immer ein biss­chen bes­ser zu machen.