MadCap Central: Wer hat die Fahrkarten?

Im ers­ten Bei­trag ging es noch um die schein­bar bana­le Fra­ge, wem und in wel­chen Pro­zes­sen eine cloud-basier­te Ser­ver­lö­sung Vor­tei­le bringt. Wer hat etwas davon, dass mei­ne Daten auf einem frem­den Ser­ver lie­gen? Und wem nützt es, dass ich nicht der allei­ni­ge Herr mei­ner Infor­ma­ti­on bin?

Mit ande­ren Wor­ten: Wer darf mit­fah­ren?

Cloud-basier­te Lösun­gen machen ja aus zwei Grün­den Sinn:

1. Wenn man sei­ner Hard­ware nicht über den Weg traut und von unter­schied­li­chen Rech­nern aus auf die Daten zugrei­fen muss.
2. Wenn man nicht der Ein­zi­ge auf der Welt ist, der die Infor­ma­ti­on benö­tigt.

Vor allem der zwei­te Punkt erfreut sich seit der Indus­tria­li­sie­rung 2.0 zuneh­mend grö­ße­rer Beliebt­heit, denn die meis­ten Pro­zes­se sind so kom­plex, dass das Wis­sen nicht mehr bei eine ein­zi­gen Per­son sicher auf­ge­ho­ben ist.

Dies aber macht nicht das Wis­sen um die Pro­zes­se zur wich­tigs­ten Auf­ga­be, son­dern ihre Ver­tei­lung. „Wis­sens­lo­gis­tik“ sozu­sa­gen: wer kann mit wel­chem Wis­sen wann zum Pro­zess bei­tra­gen? Wer darf – um in der Tech­ni­schen Doku­men­ta­ti­on zu blei­ben – kor­ri­gie­ren, recher­chie­ren, frei­ge­ben, publi­zie­ren – und wer orga­ni­siert das über­haupt?

An ande­rer Stel­le (hier und hier) habe ich mich bereits mit die­sem orga­ni­sa­to­ri­schen Pro­blem beschäf­tigt und wie man (mit IGLOO) vir­tu­el­le Arbeits­grup­pen in der Cloud zusam­men­set­zen und ver­wal­ten kann. Das ist aller­dings der Blick­win­kel der Pro­jekt­ver­wal­tung. Wel­che Infor­ma­tio­nen zur Ver­fü­gung ste­hen und inner­halb einer defi­nier­ten Grup­pe aus­ge­tauscht wer­den, ist einer Lösung wie IGLOO voll­kom­men egal.

In der tech­ni­schen Doku­men­ta­ti­on ist dies aller­dings essen­zi­ell. Hier geht es fast nur um die Infor­ma­ti­on – wer sie erstellt, ist fast schon Neben­sa­che. Nicht unwich­tig dage­gen ist, wann die Infor­ma­ti­on wei­ter­ge­ge­ben wird, wie also der Erstel­lungs­pro­zess orga­ni­siert wird.

Benut­zer und Ver­wal­tung

Mit Cen­tral hat sich Mad­Cap stark an das The­ma „Pro­jekt­ver­wal­tung“ ange­lehnt und zahl­rei­che Funk­tio­nen über­nom­men, die die Pla­nung und die Auf­ga­ben­ver­wal­tung ver­ein­fa­chen sol­len. Es geht prin­zi­pi­ell dar­um, meh­re­re Nut­zer (indi­rekt sogar die End­be­nut­zer) in den Erstel­lungs­pro­zess ein­zu­bin­den, ohne dass dazu jeweils eige­ne – und vor allem unter­schied­li­che – Kom­mu­ni­ka­ti­ons­we­ge benutzt wer­den müs­sen¹.

Der Dreh dabei ist: Wer sich mit der Frei­ga­be von Lauf­wer­ken (phy­si­schen oder vir­tu­el­len) in einem Netz­werk oder im Inter­net schon ein­mal beschäf­tigt hat, wird sich in Cen­tral sofort wie Zuhau­se füh­len. Es gibt Admi­nis­tra­to­ren (min­des­tens einen), Grup­pen und Berech­ti­gun­gen.

Kon­kret sieht das dann so aus, dass der Inha­ber eines Bereichs in Cen­tral zunächst als Admi­nis­tra­tor fun­giert und wei­te­re Mit­glie­der und Arbeits­grup­pen ein­rich­tet. Die­se erhal­ten dar­auf­hin eine E‑Mail und müs­sen sich regis­trie­ren sowie ein Pass­wort anle­gen. Wel­che Rol­le (ein­fa­ches Mit­glied oder Admin­sitra­tor) sie spie­len, wird vom Admi­nis­tra­tor fest­ge­legt.

Im zwei­ten Schritt kann der Admi­nis­tra­tor jedes Mit­glied einer Grup­pe zuwei­sen, die bestimm­te Berei­che „betre­ten“ kann, aus ande­ren Berei­chen aber aus­ge­sperrt bleibt. So lie­ße sich bei­spiels­wei­se bei einem kom­ple­xen Doku­men­ta­ti­ons­pro­jekt die Abtei­lung Ver­trieb kom­plett von der Abtei­lung Kon­struk­ti­on tren­nen: jede Grup­pe hat ihre Pro­jek­te und kann ande­re Pro­jek­te nicht sehen.

Jedes Mit­glied kann natür­lich in meh­re­ren Grup­pen ver­tre­ten sein. Bei­spiels­wei­se kann so der Tech­ni­sche Redak­teur in bei­den Grup­pen ver­tre­ten sein, die jewei­li­gen Pro­dukt­ver­ant­wort­li­chen aber sehen nur ihre Grup­pen.

Inner­halb einer Grup­pe kön­nen dann Auf­ga­ben ver­ge­ben wer­den und Mit­tei­lun­gen aus­ge­tauscht – ein­schließ­lich Anhang. Dabei kön­nen die Mit­tei­lun­gen sowohl an die gan­ze Grup­pe gesen­det wer­den (die dar­über infor­miert wird) oder an ein ein­zel­nes Mit­glied. Auf­ga­ben dage­gen gibt es nur jeweils für ein Mit­glied².

Alle Mit­tei­lun­gen und Auf­ga­ben eines Mit­glieds wie­der­um wer­den auf einer „Pro­fil­sei­te“ gebün­delt, die nur das Mit­glied selbst sehen kann.

Hier fin­den sich dann auch alle Doku­men­ta­ti­ons­pro­jek­te ein, auf die das Mit­glied Zugriff hat. Sobald ein Pro­jekt einer Grup­pe zuge­wie­sen wird, kann jedes Grup­pen­mit­glied das Pro­jekt zwar öff­nen und die dar­in befind­li­chen Doku­men­te sehen, aber es darf nur die Tätig­kei­ten aus­füh­ren, für die es auch die Berech­ti­gung hat.

Bear­bei­ten

Was aber darf das Mit­glied denn über­haupt? Nun, zunächst ein­mal darf bei­spiels­wei­se der Tech­ni­sche Redak­teur die Inhal­te bear­bei­ten. Dies geht aber nur, wenn er ent­we­der eine aktu­el­le Ver­si­on von Fla­re oder Con­tri­bu­tor besitzt, also die Soft­ware, mit der die Inhal­te über­haupt erstellt wer­den.

Das bedeu­tet, dass der Redak­teur das Pro­gramm star­tet und sich damit am Ser­ver anmel­det. Die­ser ver­gleicht die Berech­ti­gun­gen und die Inhal­te (lokal und in der Cloud) mit­ein­an­der und syn­chro­ni­siert sie. Für die Bear­bei­tung kön­nen die Daten dann auf dem Ser­ver gesperrt wer­den, bis der Redak­teur sei­ne Inhal­te wie­der frei­gibt und auf den Ser­ver kopiert („com­mit“). Idea­ler­wei­se kann er dann auch eine ihm über­tra­ge­ne Auf­ga­be als erle­digt mar­kie­ren und damit alle Grup­pen­mit­glie­der dar­über in Kennt­nis set­zen.

Im „Dash­board“ wird dann der Erfül­lungs­grad her­auf­ge­setzt und die Auf­ga­be in der Kar­ten­an­sicht in die Kar­te „fer­tig“ ver­scho­ben. Dadurch haben alle Mit­glie­der einen Über­blick über den Bear­bei­tungs­stand des Pro­jekts.

So funk­tio­niert klas­si­sche Pro­jekt­ver­wal­tung. Und so las­sen sich auch grö­ße­re Pro­jek­te bewerk­stel­li­gen.

Wie es dann wei­ter­geht mit der Zusam­men­stel­lung und Ver­sio­nie­rung, das folgt im nächs­ten Bei­trag …

1. Nicht alle Pro­jekt­be­tei­lig­ten nut­zen die glei­chen Kom­mu­ni­ka­ti­ons­we­ge, es gibt Men­schen, die möch­ten einem die Feh­ler­su­che in der Soft­ware am Tele­fon erklä­ren …. ↩

2. Dies unter­bin­det die Unsit­te man­cher Vor­ge­setz­ter, unspe­zi­fi­sche For­de­run­gen zu äußern, von denen kei­ner der Emp­fän­ger weiß, was er nun damit machen soll. ↩