Sparkmail 3: Interagieren und kommunizieren

Irgend­wie sind E‑Mail-Pro­gram­me sehr ähn­lich: Es geht dar­um, die läs­ti­ge und unüber­sicht­li­che elek­tro­ni­sche Post­kar­ten­flut in den Griff zu bekom­men. Sowohl beim Schrei­ben als auch beim Sor­tie­ren.

Zu Mails

Davor steht aber ein Pro­blem, dass die­se Pro­gram­me nicht rich­tig in den Griff bekom­men: E‑Mails sind not­wen­dig und gleich­zei­tig läs­tig, gera­de weil sie als Kom­mu­ni­ka­ti­ons­schnitt­stel­le im All­tag unver­meid­lich sind. Aber E‑Mail ist nicht gleich E‑Mail. Man­che sind rei­ne Dis­kus­sio­nen mit Fra­gen und Ant­wor­ten. Die­se las­sen sich sehr gut zu Threads zusam­men­fas­sen und über­bli­cken. Das kön­nen alle Mail­pro­gram­me.

Man­che Mails sind Benach­rich­ti­gun­gen über Ände­run­gen in einem ande­ren Account¹, man­che Mails sind regel­mä­ßi­ge Updates eines Unter­neh­mens, Ver­eins oder Blogs, die mit kur­zen Tex­ten zum Tages­ge­sche­hen infor­mie­ren². Die­se Mails lan­den alle im Ein­gangs­korb und schrei­en nach Inter­ak­ti­on – schon allei­ne um zu erken­nen, dass sie momen­tan irrele­vant sind, aber zu einem ande­ren Zeit­punkt mög­li­cher­wei­se wich­tig.

Spark 2 hat­te dazu eine Funk­ti­on namens „Smart Inbox“, die die­se unter­schied­li­chen Mail­ty­pen, die unter­schied­li­che Inter­ak­tio­nen erfor­dern (Ant­wor­ten, zur Kennt­nis neh­men, Ver­schie­ben, Löschen), bereits auto­ma­tisch vor­sor­tier­te, um nicht jede Mail erst lesen zu müs­sen, um sie ein­zu­ord­nen.

Das spart Zeit und vor allem wert­vol­le Auf­merk­sam­keit.

Aber trotz­dem lie­gen die­se Mails im Ein­gangs­korb, bean­spru­chen Platz und drü­cken mög­li­cher­wei­se wich­ti­ge Mails bei­sei­te. Das Buh­len um unse­re Auf­merk­sam­keit bleibt bestehen. Und bei vie­len Mails bedeu­tet das häu­fi­ge Zugrif­fe auf den Ein­gangs­korb – und sei es auch nur, um zu sehen, ob die Kol­le­gen schon auf die Fra­ge geant­wor­tet haben, damit man wei­ter­ar­bei­ten kann.

Zu Auf­merk­sam­keit und Inter­ak­ti­on

Wer auf Social Media oder im ÖPNV unter­wegs ist, weiß, das nicht mehr unser Geld oder unse­re Zeit das Wert­volls­te ist, was wir tei­len, son­dern unse­re Auf­merk­sam­keit: Dad­deln auf dem Smart­phone oder sich mit den eige­nen Kin­dern beschäf­ti­gen? Panisch auf den Lade­knopf des Mail­pro­gramms kli­cken oder end­lich mal das Pro­to­koll schrei­ben? Wir ver­brin­gen sehr viel Zeit „im Inter­net“, nicht weil wir uns infor­mie­ren oder mit­ein­an­der kom­mu­ni­zie­ren möch­ten, son­dern weil wir uns ablen­ken wol­len. Schnell noch einen Clip auf You­Tube oder eine Ani­ma­ti­on auf Ins­ta? – Und schon ist wie­der eine Vier­tel­stun­de weg. Selbst mit­ten im Stra­ßen­ver­kehr sind wir süch­tig nach Ablen­kung und ren­nen oft mit einem Auge auf dem Smart­phone über Kreu­zun­gen.

Es ist müßig dar­über zu spe­ku­lie­ren, woher die­se Sucht nach Ablen­kung kommt – dazu gibt es schon lan­ge zahl­rei­che Bücher und Theo­rien, es ent­steht dar­aus aber ein Teu­fels­kreis aus Stress und Zer­streu­ung: Durch den Zeit­ver­lust für die Suche nach Ablen­kung bekom­men wir zuneh­mend Pro­ble­me, die Din­ge unse­res All­tags gere­gelt zu bekom­men – was natür­lich zu Stress führt, dem wir durch Zer­streu­ung ent­kom­men möch­ten…

Um dabei nicht hilf­los der Flut aus­ge­lie­fert zu sein, ver­fal­len wir wie in einem Pawlow’schen Reflex auf die Inter­ak­ti­on: stän­dig irgend­wo drauf­kli­cken oder wischen, nur um uns ein­zu­re­den, dass wir damit die Infor­ma­ti­ons­flut in den Griff bekom­men. Tun wir nicht – genau­so­we­nig, wie eine Tau­be, die auf dem Mark­platz her­um­pickt, obwohl es nichts zu fres­sen gibt.

Ist es nicht inter­es­sant zu beob­ach­ten, dass zuneh­mend auch Pro­gram­me der Schreib­tisch­rech­ner einen „Start­bild­schirm“ anbie­ten ähn­lich einer Web­site, um von dort aus die rele­van­ten Infor­ma­tio­nen per Inter­ak­ti­on zu errei­chen? Statt mög­lichst vie­le Inhal­te und Funk­tio­nen dem Benut­zer direkt zu prä­sen­tie­ren, wer­den sie von der App vor­ge­fil­tert: bis­her wur­de das auf Smart­phones und Tablets gemacht, da auf­grund des Platz­man­gels Funk­tio­nen „ver­steckt“ wur­den.

Zum Pro­gramm

Aber zurück zum The­ma: auch Mails haben einen Anteil an der Ablen­kung. Zwar sind die Spam­fil­ter sehr lern­fä­hig wenn es dar­um geht, uner­wünsch­te Mails unge­fragt in einen Abfall­korb zu ver­schie­ben, aber was ist mit den Mails, die wir zwar lesen möch­ten, nur eben gera­de jetzt nicht soll­ten?

Einen inter­es­san­ten Lösungs­an­satz bie­tet das neue Spark­mail 3 (zum Vor­gän­ger Spark 2 geht’s hier lang): Wie bei ande­ren Pro­gram­men wie Ever­no­te oder akteu­el­len Brow­sern gibt es einen kon­fi­gu­rier­ba­ren Start­bild­schirm, der die Wucht der Mail­flut abfan­gen soll. Neu ein­tref­fen­de Mails wer­den zwar in einer klei­nen Lis­te ange­zeigt (oder auch nur die als „wich­tig“ klas­si­fi­zier­ten Mail­ab­sen­der), alles ande­re aber ist erst dann sicht­bar, wenn man den Ein­gangs­korb öff­net, also mit dem Pro­gramm inter­agiert.

Im Ein­gangs­korb wer­den die Mails dann wie­der klas­si­fi­ziert und grup­piert („Smart Inbox“), wie von Spark 2 bekannt – aller­dings schlan­ker.³

Spark­mail 3 wäre nicht aus dem Hau­se Readd­le, wenn sie die­ses Kon­zept nicht wei­ter gedacht hät­ten als bis zum Start­bild­schirm (der sich übri­gens nach ein paar Minu­ten feh­len­der Inter­ak­ti­on selbst­tä­tig akti­viert). Auch bei ein­zel­nen Mails oder – was ger­ne vor­kommt – län­ge­rem Mail­ver­kehr mit Threads, in denen der klas­si­sche Out­look-Benut­zer die vor­an­ge­gan­ge­nen Bei­trä­ge ein­schließ­lich der Anhän­ge wie­der zurück­schickt, nimmt sich Spark­mail 3 sehr ange­nehm zurück:

• Threads wer­den als „Ver­lauf“ auf drei Punk­te am unte­ren lin­ken Rand redu­ziert, mit denen sie sich bei Bedarf ein- oder aus­klap­pen las­sen.
• „Aktio­nen“ wie das Ver­schie­ben von Mails in einen ande­ren Ord­ner, Ant­wor­ten, Mar­kie­ren, erneut Sen­den und Prio­ri­sie­ren des Absen­ders wer­den eine Inter­ak­ti­ons­ebe­ne tie­fer gelegt (sie kön­nen auch per Tas­ten­kür­zel aus­ge­löst wer­den).
• Neu dazu­ge­kom­men ist die Funk­ti­on „Set Asi­de“, mit der sich Mails in einen vor­läu­fi­gen vir­tu­el­len Ord­ner ver­schie­ben las­sen, wenn man sich gera­de jetzt nicht mit Ihnen beschäf­ti­gen möch­te, aber kei­nen Zeit­punkt zur Wie­der­vor­la­ge anle­gen will.

Zu Sam­men­fas­sung

Spark­mail 3 steht noch am Anfang eines viel­ver­spre­chen­den Kon­zepts, Kom­mu­ni­ka­ti­on und Inter­ak­ti­on mit elek­tro­ni­scher Post pro­duk­tiv und effi­zi­ent zu orga­ni­sie­ren, ohne stän­dig nach Inter­ak­ti­on zu schrei­en. Dafür kos­ten bestimm­te Funk­tio­nen wie der Start­bild­schirm und das Prio­ri­sie­ren von Absen­dern aber einen Obu­lus von 70$ pro Jahr.

Für Jeman­den, der oft mit Mail arbei­ten muss und des­sen Kun­den den Umgang mit Teams noch nicht so ganz ver­stan­den haben (oder nicht nut­zen dür­fen), ist es sinn­voll inves­tier­tes Geld.

Denn über mei­ne Inter­ak­ti­on bestim­me immer noch ich selbst.

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1. Bei­spiels­wei­se bei Ände­run­gen in Teams, DevOps oder Jira. Falls Sie mit die­sen Namen nichts anfan­gen kön­nen, ist das nicht schlimm, Sie sind aber im Hin­blick auf Werk­zeu­ge zur Team­ar­beit nicht mehr ganz auf der Höhe der Zeit… ↩

2. Das machen Medi­en­un­ter­neh­men mitt­ler­wei­le häu­fig, um dem Leser den Ein­stieg in die Nach­rich­ten­flut zu erleich­tern. ↩

3. Zwar habe ich es mir seit vie­len Jah­ren ange­wöhnt, mög­lichst auf „Zero Inbox“ hin­zu­ar­bei­ten und alle Mail in Post­fä­cher zu ver­schie­ben, wovon ich über 100 habe – aber erst nach dem Abar­bei­ten. Den­noch ste­he ich mit allen Mar­kie­run­gen, Klas­si­fi­zie­run­gen jeden Tag vor einer lan­gen Lis­te, in der jede Mail „Klick mich!“ schreit und Inter­ak­ti­on ver­langt. ↩