Sparkmail 3: Interagieren und kommunizieren

Irgendwie sind E-Mail-Programme sehr ähnlich: Es geht darum, die lästige und unübersichtliche elektronische Postkartenflut in den Griff zu bekommen. Sowohl beim Schreiben als auch beim Sortieren.

Zu Mails

Davor steht aber ein Problem, dass diese Programme nicht richtig in den Griff bekommen: E-Mails sind notwendig und gleichzeitig lästig, gerade weil sie als Kommunikationsschnittstelle im Alltag unvermeidlich sind. Aber E-Mail ist nicht gleich E-Mail. Manche sind reine Diskussionen mit Fragen und Antworten. Diese lassen sich sehr gut zu Threads zusammenfassen und überblicken. Das können alle Mailprogramme.

Manche Mails sind Benachrichtigungen über Änderungen in einem anderen Account ((Beispielsweise bei Änderungen in Teams, DevOps oder Jira. Falls Sie mit diesen Namen nichts anfangen können, ist das nicht schlimm, Sie sind aber im Hinblick auf Werkzeuge zur Teamarbeit nicht mehr ganz auf der Höhe der Zeit… )), manche Mails sind regelmäßige Updates eines Unternehmens, Vereins oder Blogs, die mit kurzen Texten zum Tagesgeschehen informieren ((Das machen Medienunternehmen mittlerweile häufig, um dem Leser den Einstieg in die Nachrichtenflut zu erleichtern.)). Diese Mails landen alle im Eingangskorb und schreien nach Interaktion – schon alleine um zu erkennen, dass sie momentan irrelevant sind, aber zu einem anderen Zeitpunkt möglicherweise wichtig.

Spark 2 hatte dazu eine Funktion namens „Smart Inbox“, die diese unterschiedlichen Mailtypen, die unterschiedliche Interaktionen erfordern (Antworten, zur Kenntnis nehmen, Verschieben, Löschen), bereits automatisch vorsortierte, um nicht jede Mail erst lesen zu müssen, um sie einzuordnen.

Das spart Zeit und vor allem wertvolle Aufmerksamkeit.

Aber trotzdem liegen diese Mails im Eingangskorb, beanspruchen Platz und drücken möglicherweise wichtige Mails beiseite. Das Buhlen um unsere Aufmerksamkeit bleibt bestehen. Und bei vielen Mails bedeutet das häufige Zugriffe auf den Eingangskorb – und sei es auch nur, um zu sehen, ob die Kollegen schon auf die Frage geantwortet haben, damit man weiterarbeiten kann.

Zu Aufmerksamkeit und Interaktion

Wer auf Social Media oder im ÖPNV unterwegs ist, weiß, das nicht mehr unser Geld oder unsere Zeit das Wertvollste ist, was wir teilen, sondern unsere Aufmerksamkeit: Daddeln auf dem Smartphone oder sich mit den eigenen Kindern beschäftigen? Panisch auf den Ladeknopf des Mailprogramms klicken oder endlich mal das Protokoll schreiben? Wir verbringen sehr viel Zeit „im Internet“, nicht weil wir uns informieren oder miteinander kommunizieren möchten, sondern weil wir uns ablenken wollen. Schnell noch einen Clip auf YouTube oder eine Animation auf Insta? – Und schon ist wieder eine Viertelstunde weg. Selbst mitten im Straßenverkehr sind wir süchtig nach Ablenkung und rennen oft mit einem Auge auf dem Smartphone über Kreuzungen.

Es ist müßig darüber zu spekulieren, woher diese Sucht nach Ablenkung kommt – dazu gibt es schon lange zahlreiche Bücher und Theorien, es entsteht daraus aber ein Teufelskreis aus Stress und Zerstreuung: Durch den Zeitverlust für die Suche nach Ablenkung bekommen wir zunehmend Probleme, die Dinge unseres Alltags geregelt zu bekommen – was natürlich zu Stress führt, dem wir durch Zerstreuung entkommen möchten…

Um dabei nicht hilflos der Flut ausgeliefert zu sein, verfallen wir wie in einem Pawlow’schen Reflex auf die Interaktion: ständig irgendwo draufklicken oder wischen, nur um uns einzureden, dass wir damit die Informationsflut in den Griff bekommen. Tun wir nicht – genausowenig, wie eine Taube, die auf dem Markplatz herumpickt, obwohl es nichts zu fressen gibt.

Ist es nicht interessant zu beobachten, dass zunehmend auch Programme der Schreibtischrechner einen „Startbildschirm“ anbieten ähnlich einer Website, um von dort aus die relevanten Informationen per Interaktion zu erreichen? Statt möglichst viele Inhalte und Funktionen dem Benutzer direkt zu präsentieren, werden sie von der App vorgefiltert: bisher wurde das auf Smartphones und Tablets gemacht, da aufgrund des Platzmangels Funktionen „versteckt“ wurden.

Zum Programm

Aber zurück zum Thema: auch Mails haben einen Anteil an der Ablenkung. Zwar sind die Spamfilter sehr lernfähig wenn es darum geht, unerwünschte Mails ungefragt in einen Abfallkorb zu verschieben, aber was ist mit den Mails, die wir zwar lesen möchten, nur eben gerade jetzt nicht sollten?

Einen interessanten Lösungsansatz bietet das neue Sparkmail 3 (zum Vorgänger Spark 2 geht’s hier lang): Wie bei anderen Programmen wie Evernote oder akteuellen Browsern gibt es einen konfigurierbaren Startbildschirm, der die Wucht der Mailflut abfangen soll. Neu eintreffende Mails werden zwar in einer kleinen Liste angezeigt (oder auch nur die als „wichtig“ klassifizierten Mailabsender), alles andere aber ist erst dann sichtbar, wenn man den Eingangskorb öffnet, also mit dem Programm interagiert.

Im Eingangskorb werden die Mails dann wieder klassifiziert und gruppiert („Smart Inbox“), wie von Spark 2 bekannt – allerdings schlanker. ((Zwar habe ich es mir seit vielen Jahren angewöhnt, möglichst auf „Zero Inbox“ hinzuarbeiten und alle Mail in Postfächer zu verschieben, wovon ich über 100 habe – aber erst nach dem Abarbeiten. Dennoch stehe ich mit allen Markierungen, Klassifizierungen jeden Tag vor einer langen Liste, in der jede Mail „Klick mich!“ schreit und Interaktion verlangt.))

Sparkmail 3 wäre nicht aus dem Hause Readdle, wenn sie dieses Konzept nicht weiter gedacht hätten als bis zum Startbildschirm (der sich übrigens nach ein paar Minuten fehlender Interaktion selbsttätig aktiviert). Auch bei einzelnen Mails oder – was gerne vorkommt – längerem Mailverkehr mit Threads, in denen der klassische Outlook-Benutzer die vorangegangenen Beiträge einschließlich der Anhänge wieder zurückschickt, nimmt sich Sparkmail 3 sehr angenehm zurück:

• Threads werden als „Verlauf“ auf drei Punkte am unteren linken Rand reduziert, mit denen sie sich bei Bedarf ein- oder ausklappen lassen.
• „Aktionen“ wie das Verschieben von Mails in einen anderen Ordner, Antworten, Markieren, erneut Senden und Priorisieren des Absenders werden eine Interaktionsebene tiefer gelegt (sie können auch per Tastenkürzel ausgelöst werden).
• Neu dazugekommen ist die Funktion „Set Aside“, mit der sich Mails in einen vorläufigen virtuellen Ordner verschieben lassen, wenn man sich gerade jetzt nicht mit Ihnen beschäftigen möchte, aber keinen Zeitpunkt zur Wiedervorlage anlegen will.

Zu Sammenfassung

Sparkmail 3 steht noch am Anfang eines vielversprechenden Konzepts, Kommunikation und Interaktion mit elektronischer Post produktiv und effizient zu organisieren, ohne ständig nach Interaktion zu schreien. Dafür kosten bestimmte Funktionen wie der Startbildschirm und das Priorisieren von Absendern aber einen Obulus von 70$ pro Jahr.

Für Jemanden, der oft mit Mail arbeiten muss und dessen Kunden den Umgang mit Teams noch nicht so ganz verstanden haben (oder nicht nutzen dürfen), ist es sinnvoll investiertes Geld.

Denn über meine Interaktion bestimme immer noch ich selbst.